Als goochelaar die voornamelijk bij bedrijfs- en personeelsfeesten langs gaat kom ik regelmatig andere artiesten tegen. Vooral bandjes en DJ’s, maar af en toe een singer-songwriter of een solist. Muziek kan een feestje maken of breken en of het goed uitpakt ligt niet altijd aan de artiest. Daarom leg ik in deze blog uit wat de meest gemaakte fouten zijn bij het inhuren van muzikanten en hoe je blunders kunt voorkomen.
Prestige is duur, maar geen garantie voor kwaliteit
Muzikanten zijn er in allerlei prijscategorieën. Factoren die van invloed zijn op de kostprijs zijn: ervaring, het aantal bandleden, de tijdsduur en het seizoen waarin je ze boekt. De factor die echter het grootste verschil maakt is naamsbekendheid. Vaak betaal je voor bekende artiest twee tot honderd keer zoveel als een onbekende artiest. Het is echter niet gezegd dat iemand die tien keer zoveel vraagt ook tien keer zo goed is. Ik kom elk jaar wel eens op een bedrijfsfeest waar een bekende zanger of zangeres op zijn of haar bek gaat en ik ken flink wat artiesten die – ondanks dat ze niet zo bekend zijn – elke keer weer de zaal inpakken.
Creëer de juiste omstandigheden voor je artiest
Een veelgemaakte fout is dat er wél wordt geïnvesteerd in een goede act, maar niet in de condities waarin die act tot zijn recht moet komen. Denk aan liedjes van singer-songwriters waar iedereen doorheen praat, swingbands op een te klein podium, of DJ’s die bij tl-licht moeten draaien.
De beste manier om er voor te zorgen dat muziek jouw feest naar het volgende plan tilt is door er op toe te zien dat de act die je hebt geboekt voldoende aandacht krijgt. Die aandacht kun je genereren door de act aan te kondigen, maar ook door er voor te zorgen dat er op het moment van de voorstelling geen andere bronnen van afleiding zijn. Een DJ kan zijn beste platen draaien, maar als iedereen aan het eten is zal er niemand komen dansen. Bespreek dus met de artiest hoe zijn of haar act het beste tot zijn recht komt.
Muziek en thema-feesten
Party-planners zijn vaak geneigd om het feest een thema mee te geven en de muziek hier aan te koppelen. Dit lijkt een logische keuze, maar in de praktijk blijkt deze aanpak een grote gok. Muziek is sterk gebonden aan smaak. Je bent er daarom meer bij gebaat om eerst een muziekstijl te kiezen waarvan je denkt dat die goed ligt bij je collega’s en dáár vervolgens een thema bij uit te kiezen. Het kan overigens nog een hele klus zijn om er achter te komen wat de gemiddelde smaak is van je collega’s, maar als je hier eenmaal achter bent kun je weer jaren vooruit.
Pas op met de volumeknop
De belangrijkste knop op de mengtafel van een DJ is de volumeknop. Sommige (vaak meer onervaren DJ’s) hebben nog wel eens de neiging om deze helemaal open te draaien. Zij zien volume als een middel om mensen naar de dansvloer te lokken; als praten onmogelijk is gaan mensen misschien sneller met de voeten van de vloer. Los van problemen met geluidsnormen kan het voor gasten en personeel zeer hinderlijk zijn als de muziek te hard staat. Neem klachten over geluid serieus en spreek een artiest aan als het volume te hoog is.
Zet afspraken op papier
Dit lijkt een no-brainer, maar je hebt afspraken en je hebt Afspraken. In mijn ervaring zijn de meeste artiesten nogal terughoudend met hun papierwerk. Zorg dat je in ieder geval deze zaken in een overeenkomst of offerte hebt staan:
- Aankomsttijden (erg belangrijk!) en locatie
- Speeltijden
- Een beknopte beschrijving van de act
- Het afgesproken bedrag (inclusief en exclusief Btw)
- Afspraken over annulering
Als je deze basiselementen duidelijk hebt afgesproken heb een al een hoop potentieel gedonder voorkomen. Daarbovenop kan het ook geen kwaad om duidelijke afspraken te maken over parkeren, omkleedruimtes en consumpties. Het komt gelukkig niet vaak voor maar ik heb wel eens meegemaakt dat een DJ zich volledig klem heeft gezopen. In zo’n geval is het handig dat je ergens op papier hebt staan dat dit niet de bedoeling is.
Tot slot
Het goede nieuws is dat als je van te voren goed nadenkt over hoe je een muzikale act in je personeelsfeest past de kans groot is dat dit de sfeer op het feest een stuk beter zal zijn dan zónder muziek. Muziek verenigd, ontroert en helpt ons om dingen los te laten. Bovendien: muziek is een universele taal: ‘Waar woorden falen, slaagt de muziek.’ (Hans Christian Andersen). Genoeg redenen dus om van je personeelsfeest een muzikale bijeenkomst te maken…
